PROCESO DE
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTALEN LA
GESTIÓN ADMINISTRATIVA A TRAVÉS DE HERRAMIENTAS WEB 2.0
El Administrador documental se refiere a la persona que regula la función archivista en las empresas, formulando Normas y Políticas para facilitar la
Gestión documental. Sabemos que la administración documental es una función de
mucha responsabilidad la cual busca la protección de la memoria empresarial o
institucional de una manera correcta y transparente.
Como Administración Documental considero
que los procesos de la empresa deben fluir, por lo cual se necesita de varios programas
eficientes (Gestión de Contenidos) a la
medida de las labores de la Empresa. Un Manual de Procedimientos y una excelente Gestión de los Procesos, los
cuales se pueden utilizar a través de la
Web, en donde las Organizaciones usan share Point para crear sitios web, los
cuales se pueden utilizar como un lugar seguro para un lugar seguro donde almacenar, organizar,
compartir y acceder a información desde prácticamente cualquier dispositivo. Lo
que necesita es un explorador web, como Internet Explorer, Chrome o Firefox.
Como estudiante de Gestión Administrativa
he podido a través de la Web 2.0, elaborar varios blog que pretenden contribuir
con el enriquecimiento sobre el tema a quienes trabajan como Administradores
documentales o a todo tipo de público. Y en el cual proyecto mi labor como
Administradora Documental encaminada a la Gestión Administrativa, a través del
ambiente virtual. Para lo cual hice un
Proyecto en mi materia de Practica I, II y III. Link que les anexo para su
conocimiento.
Este trabajo nació de la necesidad de
organizar los procesos de gestión documental y la producción interna de la
empresa INTERSERVICIOS, aprovechando la Practica de la Universidad, en los Blog
planteó la importancia del proceso del área
de Administración Documental, dentro de
la Gestión Administrativa, como proceso fundamental que permite darle un
tratamiento administrativo al documento mediante un conjunto de actividades
dirigidas al tratamiento, organización, conservación y destino final con el
objeto de facilitar su búsqueda, facilitación y conservación.
http://glopos.blogspot.com/2013/04/blog-1-proceso-de-administracion.html
http://glopos.blogspot.com/2013/12/bitacora-de-evidencia-trabajo-practica.html
En cada uno de ellos podemos observar el
Proceso de Administración documental, sus atributos, sus necesidades, replanteamientos
a través del análisis DOFA etc. Y la
mejor forma de contribuir con el Proceso es hacer los análisis de manera más
atractiva como son los blog.
http://glopos.blogspot.com/2013/04/blog-1-proceso-de-administracion.html
En este blog lo primero que hice fue dar a
conocer los conceptos básicos de la administración documental para todo tipo de
público, para quienes no están familiarizados con la temática de la
Administración Documental.
En este blog elaboré y analice la Matriz de Impactos en el Proceso, la cual requería para ver la problemática del mal
manejo de la Administración Documenta en la empresa.
Para continuar con el proceso de mejoramiento,
analice la Matriz de Estrategias de los
aspectos claves del Proyecto de Administración Documental, continuando con las
correspondientes estrategias conducentes a potenciar las
fortalezas y las oportunidades, evitando o minimizar las debilidades y
planeando detalladamente las contingencias necesarias para enfrentar la
materialización de las amenazas. Debemos tener presente la Matriz de
adaptación a los Procesos de Gestión Documental.
http://glopos.blogspot.com/2013/12/bitacora-de-evidencia-trabajo-practica.html
Este blog hace énfasis a la
evidencia presentada en la Práctica, una vez analizada la Matriz de
Estrategias, demostrando a través de Indicadores de Gestión, de Entrevistas
sobre el estado actual de la Administración dentro de la Empresa. Procederemos
a la Implantación de un Sistema de Gestión Documental en unidades de
información, ya que vemos que hoy día, la gran cantidad de papel que acumulan
las organizaciones públicas y privadas supone un problema importante de espacio
por los costes asociados que conlleva.
Con la aparición de las Tecnologías web, mediante
la interacción que ello genera como fenómeno social, podemos compartir
información a través de las redes sociales, blogs, wikis etc., las que a su vez
permitirían como uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones
como herramientas esenciales para el logro de los objetivos. A través de escritorios virtuales y el flujo de la
información en un modelo de trabajo colaborativo a través de servidores
virtuales (cloud computing – computación en la nube). Empezando por identificar
los requerimientos en su escritorio físico y pensar que estos mismos
constituyen las herramientas con las que deberá contar en su lugar de trabajo a
distancia, a través de un dispositivo a través del cual desarrollará sus
funciones que bien puede ser un computador de escritorio, un portátil, una
tableta o incluso un teléfono inteligente, con una conexión a internet que le
permita mantenerse en contacto con la organización y las personas que trabajan
en ella. Por ello les quiero compartir aplicaciones muy interesantes para
manejo en la Web y de gran utilidad para los Instructores, los cuales he podido
utilizar, en las diferentes actividades de la Universidad y en el trabajo como Administradora Documental.
Esta es una
aplicación que les permite a los educadores trabajar bajo un ambiente virtual
muy creativo, ya que son cuadernos digitales en formato web creados con flash
que se utilizan para presentar contenidos y actividades interactivas. Estas
actividades se realizan en cualquier navegador (explorer, mozilla, etc), por lo
que no es necesario instalar ningún programa nuevo en el ordenador.
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Screencast-O-Matic
es una pantalla y un registrador webcam gratis para capturar el video de la
pantalla de su computadora y para compartirlo en Screencast-O-Matic.com,
YouTube, o guardarlo en un archivo de vídeo. Actualizar a características Pro y obtener mucho más.
Esta pantalla nos permite grabar un vídeo con el fondo que tengamos en la computadora, es decir si pretendo grabar una presentación en Power Point e ir explicándola, es el mejor programa ya que nos permite visualizar lo que estamos haciendo o escribiendo, directamente.
A la hora de crear una Mapa mental, una de las mejores forma de hacerlo es utilizando esta herramienta Crear, compartir y trabajar comunal a los mapas mental con MindMeister, software destacado de mapas mentales en línea. Implica apps para el iPhone, iPad ...Tablet.
http://www.mindomo.com/
Ingresando a
ésta página y registrándonos obtenemos una versión en línea gratuita,
aproximadamente para la elaboración de unos cuatro (4) mapas mentales, luego
nos invitan a utilizar la versión Premium que tiene un costo. Por lo que
sugiero que salvemos los Mapas mentales que hagamos en formato JPG para
conservarlos.
Es un sitio web que nos da las herramientas necesarias para diseñar diversos tipos de diagramas. Gliffy es una aplicación online que nos permite la creación en línea sin necesidad de registrarse y se puede imprimir.
Página Principal: http://www.calameo.com/
Esta es una aplicación de la Web 2.0 que permite crear publicaciones online interactivas, como revistas digitales, folletos, presentaciones… Resulta ideal para el trabajo de revistas de escuela o cuentos creados digitalmente por los alumnos. Con esta herramienta presenta el trabajo de la Práctica II sobre Administración Documental.
Esta es una aplicación de la Web 2.0 que permite crear publicaciones online interactivas, como revistas digitales, folletos, presentaciones… Resulta ideal para el trabajo de revistas de escuela o cuentos creados digitalmente por los alumnos. Con esta herramienta presenta el trabajo de la Práctica II sobre Administración Documental.
Buenas tardes Gloria, tu blog me parece interesante, el tema que abarcas es llamativo y presentas información y enlaces variados, sin embargo pienso que es un poco largo para el lector.
ResponderBorrarEspero valores el comentario positivamente, :)
Hola, tienes razón voy a tratar de separar por temas. Mil gracias por tu valioso aporte.
ResponderBorrarHola, muy interesante el trabajo, es importante en los proceso de calidad que vienen adelantando las instituciones en mi caso en salud para el manejo y archivo de historia clinicas y la difusión a través de herramientas web 2.0
ResponderBorrarUn poco tarde para responderte, he estado muy enferma pero ahora que me he recuperado voy a continuar con los escritos al respecto. Te comparto el enlace ultimo.
Borrarhttps://sistematizaciondigital.blogspot.com/2020/05/transformacion-digital.html